సెమినార్లు – నిర్వహణ – కొన్ని సూచనలు
సేకరణ: డాక్టర్ చిలకమర్తి దుర్గా ప్రసాద
రావు
సాధారణంగా ఉన్నత విద్యారంగానికి సంబంధించిన కళాశాలలు, విశ్వవిద్యాలయాలు , పరిశోధనా
సంస్థలు విజ్ఞానాన్ని పెంపొందించుకోడానికి, విజ్ఞానాన్ని అందరికి పంచడానికి సెమినార్లు
, కాన్ఫరెన్సులు నిర్వహిస్తూ ఉంటారు . ఇవి
రాష్ట్రస్థాయిలోను, జాతీయ స్థాయిలోనూ , అంతర్జాతీయస్థాయిలోనూ జరుగుతూ ఉంటాయి.
సాధారణంగా ఒకే విషయంపై వివిధ కోణాలలో చర్చించడానికి
ఏర్పాటు చేసేవాటిని సెమినార్లు అని; అనేక అంశాలపై చాల మంది విద్యాధికుల చేత చర్చించడానికి
ఏర్పాటు చేసేవి కాన్ఫ రెన్సులని మనం స్థూలంగా వ్యవహరిస్తూ ఉంటాం .
అవి సమర్థవంతంగా, ప్రయోజనకరంగా
నిర్వహించడానికి కొన్ని నియమాలు అనుసరించాలి , నిబంధనలు పాటించాలి, జాగ్రత్తలు తీసుకోవాలి.
1.
ముందుగా UGC మొదలైన సంస్థలకు సెమినార్ యొక్క
వివరాలు దాని పరిధి, ఆవశ్యకతలను తెలియజేసి అనుమతి పొందాలి. దానివల్ల
అనుమతితో పాటు ఆయా సంస్థల నుండి ఆర్థకపరమైన సహాయ, సహకారాలు కూడ అందుతాయి .
2.
ఇక కళాశాల లేక విశ్వవిద్యాలయ
ఉన్నతాధికారుల అనుమతితో ప్రయత్నాలు మొదలుపెట్టాలి.
3.
సెమినార్ లేదా కాన్ఫరెన్సు లో
వివిధమైన బాధ్యతలను నిర్వహించడానికి అనేక కమిటీలను ఏర్పాటు చెయ్యాలి . ముందుగా స్వాగత కమిటీని ఏర్పాటు చేయాలి.
4.
సెమినార్ యొక్క స్వరూప స్వభావాలను తెలియజేసే
విధంగా ఒక కరపత్రాన్ని ప్రచురించి ఆ విషయానికి సంబంధించిన పరిశోధన వ్యాసాలు పూర్తిగా గాని సంక్షిప్తంగా గాని నిర్ణీతమైన
గడువులో పంపమని వివిధ కళాశాలలకు విశ్వవిద్యాలయాలకు వర్తమానం పంపించాలి .
5.
వచ్చిన శోధ పత్రాలను సమీక్షించి అనేక
ప్రతులతో ఒక పుస్తకాన్ని ముద్రించి వచ్చిన సభ్యులకు పంచడానికి ముందుగానే సిద్ధంగా ఉంచుకోవాలి.
6.
అవసరమైన
ఆర్థిక వనరులను సమీకరించే పద్ధతులను ఖరారు చేయాలి. విరాళాల ద్వారా; జ్ఞాపికల జారీ ద్వారా; ప్రయోజనకరమైన ప్రదర్శనలు నిర్వహించడం ద్వారా; ఒక ప్రదర్శనను ఏర్పాటు చేసి స్టాల్స్‌ను అద్దెకు తీసుకోవడం ద్వారా; సమావేశ మందిరంలో ప్రకటనల కోసం రుసుములు వసూలు చేయడం ద్వారా నిధులను సమీకరించుకోవాలి.
7.
వార్తాపత్రికలలో ప్రకటనలు ఇవ్వడానికి మరియు
ప్రతినిధులను పంపే సంస్థలకు ఆహ్వానాలు పంపడానికి కమిటీలను ఏర్పాటు చేయాలి.
8.
స్వాగత కమిటీ సభ్యులు, ప్రతినిధులు మరియు వాలంటీర్ల కోసం ప్రత్యేక బ్యాడ్జీలను ముద్రించాలి.
9.
వాలంటీర్లు సమావేశానికి హాజరు అవుతున్న ప్రతినిధులను స్వాగతించడానికి railway-station; bus-stand; Airport మొదలగు ప్రదేశాలలో play cards పట్టుకుని నిరీక్షించే విధంగా
ఏర్పాట్లు చెయ్యాలి.
10.
సమావేశ స్థలానికి వచ్చాక అక్కడ నుండి సమావేశం
జరిగే రోజులలోను మరియు దానికి ఒకటి లేదా రెండు రోజుల ముందు, ప్రతినిధులకు ఏర్పాటు చేసిన ప్రాంతాలలో వారికి స్వాగతం పలికి, బస కల్పించాలి.
11.
సమావేశ మందిరం ఏర్పాట్లు, సైడ్ షోలు, పందిరి మొదలైనవి, లైటింగ్, రవాణా వంటి అన్ని రకాల పనుల కోసం ఒక కమిటీని ఏర్పాటు చేయాలి.
12.
. ప్రతినిధులను వారి బసల నుండి
తీసుకురావడానికి మరియు తిరిగి తీసుకువెళ్లడానికి రవాణా సౌకర్యం కల్పించాలి.
13.
భోజన సదుపాయాలూ , విశ్రాంతి మందిరాలు సాధ్యమైనంత
దగ్గరలో ఉండే లాగ చూసుకోవాలి .
14.
ఒకవేళ జ్ఞాపికను ప్రచురిస్తే, ప్రకటనలు, వ్యాసాలు సేకరించి, వాటిని ముద్రించి, ప్రూఫ్ సరిదిద్ది, సదస్సులో పంపిణీకి సిద్ధం
చేయడానికి తగిన ఏర్పాట్లు చేయాలి.
15.
ముద్రించిన కార్యక్రమ పత్రాలను తయారు చేసి
పంపిణీ చేయాలి.
16.
సందర్శకులకు, సమావేశాల్లో పాల్గొనే ఆసక్తి గల వారికి,
మరియు నగర ప్రముఖులకు మార్గ నిర్దేశం చేయడానికి వ్యూహాత్మక ప్రదేశాలలో స్వచ్ఛంద
సేవకులను నియమించవచ్చు.
17.
మైకులు, లౌడ్ స్పీకర్లు మొదలైన వాటికి
సంబంధించిన అనుమతులు ఏర్పాట్లన్నీ
ముందుగానే క్షుణ్ణంగా పరీక్షించాలి.
18.
సమావేశ స్థలం పందిరి, లేక గడ్డితో కప్పబడినవైనచో, అగ్నిమాపక సామగ్రికి తగిన ఏర్పాట్లు ఉండాలి; సమీపంలో ఒక అగ్నిమాపక యంత్రాన్ని
ఉంచే ఏర్పాటు చేయాలి.
19.
సదస్సుకు ముందు మరియు సదస్సు సమయంలో తగినంత
ప్రచారం కల్పించాలి.
20.
టిక్కెట్ల ద్వారా ప్రవేశం ఉండే స్టాల్స్
మొదలైనవి ఉంటే, టిక్కెట్ల అమ్మకానికి ఏర్పాట్లు చేయాలి.
21.
పారిశుధ్య ఏర్పాట్లు సమృద్ధిగా చేయాలి.
22.
లోపల అలంకరణ మరియు బయట పేరు ఫలకాల కోసం అంటే name -boards కోసం తగిన విధంగా ఏర్పాట్లు చేయాలి.
సహజంగానే, సమావేశం యొక్క
స్వరూపాన్ని అనుసరించి అంశాలను గమనించాలి; ఇలాంటి
సూచనలే ప్రదర్శనలకు కూడ వర్తిస్తాయి.
23.
పరిశోధన పత్రాలు పెద్ద సంఖ్యలో
వచ్చి యున్నచో అవన్నీ నిర్ణీత సమయంలో పూర్తి చెయ్యడం సాధ్యం కానప్పుడు ఒకే సారి వివిధ
ప్రదేశాల్లో నిర్వహించడానికి తగిన ఏర్పాట్లు చెయ్యాలి.
24.
కొంతమంది సమయాభావం వల్ల వ్యక్తిగతంగా హాజరు కాలేని
పక్షంలో వారు తమ పరిశోధన వ్యాసాలను నిర్వాహకులకు పోస్టుద్వారా పంపినప్పుడు అవి సభ్యులు
అందరికీ వినిపించడానికి తగిన వ్యక్తులను నియోగించాలి.
25.
UGC సంస్థ వారు గాని, కేంద్ర,
రాష్ట్ర ప్రభుత్వాలు గాని తమకు ప్రతినిధులుగా కొంతమంది ప్రముఖమైన వ్యక్తులను సెమినారుకు హాజరు కమ్మని పంపిస్తారు.
వారిని నిర్వాహకులు సముచితంగా ఆహ్వానించి
గౌరవించి పంపించాలి .
26.
సభ్యులకు భోజనం , వసతి మొదలైన ఏర్పాట్ల విషయంలో
తగిన జాగ్రత్తలు తీసుకోవాలి.
27.
అనుకోని విధంగా సభ్యులకు అనారోగ్య
పరిస్థితి ఎదురైతే నివారించడానికి ప్రత్యే కమైన వైద్యసిబ్బందిని ముందే ఏర్పాటు
చేసుకోవాలి.
28.
ప్రతి రోజూ విశ్రాంతి సమయాల్లో వినోద కార్యక్రమాల
నిర్వహణకు తగిన ఏర్పాట్లు చేసుకోవాలి.
29.
ముగింపు సమావేశానికి ఆహ్వానించిన ప్రభుత్వ ప్రతినిధులకు, అతిధులకు, పుర ప్రముఖులకు
తగిన రీతిలో గౌరవ సత్కారాలు జరిపించాలి . సభను ముగించే ముందు ఆ సమావేశాల నిర్వహణకు
ప్రత్యక్షం గాను, పరోక్షం గాను సహకరించిన ప్రభుత్వ ప్రతినిధులకు, కార్యవర్గసభ్యులకు
అతిథులకు పేరు పేరున కృతజ్ఞతలు తెలియ జెయ్యాలి.
30.
హాజరైన సభ్యులు తిరిగి తమ నివాసాలకు
చేరుకోడానికి కావలసిన సదుపాయాలు సమకూర్చాలి.
